Tổng Hợp Các Lỗi Thường Gặp Của Máy Photocopy Ricoh và Cách Xử Lý

Máy photocopy Ricoh là dòng thiết bị văn phòng phổ biến tại Việt Nam nhờ độ bền cao, chất lượng bản in ổn định và khả năng vận hành liên tục trong môi trường cường độ lớn. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng thực tế, người dùng vẫn thường xuyên gặp phải các lỗi kỹ thuật như kẹt giấy, bản in mờ, báo lỗi SC, lỗi bộ sấy hoặc lỗi liên quan đến mực và drum. Việc hiểu đúng nguyên nhân và cách xử lý từng lỗi không chỉ giúp tiết kiệm chi phí sửa chữa mà còn kéo dài tuổi thọ máy photocopy Ricoh, đảm bảo hiệu suất làm việc ổn định cho văn phòng, doanh nghiệp, trường học và cửa hàng in ấn.

Bài viết dưới đây được biên soạn bởi đội ngũ kỹ thuật của Goprint.vn, tổng hợp đầy đủ các lỗi thường gặp của máy Photocopy Ricoh và hướng dẫn cách xử lý chi tiết, dễ hiểu, phù hợp cho cả người dùng phổ thông lẫn quản trị thiết bị văn phòng.

1. Các lỗi thường gặp của máy Photocopy Ricoh, nguyên nhân và cách xử lý

Trong quá trình sử dụng, máy photocopy Ricoh có thể phát sinh nhiều lỗi như kẹt giấy, bản in mờ, sọc đen, báo lỗi SC hoặc lỗi liên quan đến mực và bộ sấy. Việc hiểu đúng nguyên nhân và cách xử lý từng lỗi giúp người dùng chủ động khắc phục sự cố, hạn chế gián đoạn công việc và kéo dài tuổi thọ máy. Nội dung dưới đây sẽ tổng hợp các lỗi thường gặp của máy photocopy Ricoh kèm hướng dẫn xử lý phù hợp cho từng trường hợp.

1.1. Lỗi kẹt giấy (Paper Jam) trên máy photocopy Ricoh

Kẹt giấy là lỗi phổ biến nhất khi sử dụng máy photocopy Ricoh, đặc biệt ở các môi trường in ấn số lượng lớn như văn phòng hành chính, cửa hàng photocopy hoặc trường học.

Nguyên nhân chính gây kẹt giấy thường đến từ chất lượng giấy không đạt tiêu chuẩn, giấy bị ẩm, cong mép hoặc lẫn nhiều bụi giấy. Ngoài ra, hệ thống kéo giấy như roller, bánh xe cao su bị mòn, chai cứng sau thời gian dài sử dụng cũng làm giảm khả năng cấp giấy chính xác. Trong một số trường hợp, việc nạp giấy sai khổ, sai chiều hoặc chỉnh khay giấy không đúng kích thước cũng khiến máy Ricoh báo lỗi kẹt giấy liên tục.

Cách xử lý:

Người dùng cần mở các nắp theo hướng dẫn hiển thị trên màn hình máy, lấy giấy kẹt ra nhẹ nhàng, tránh kéo mạnh làm rách giấy. Kiểm tra lại khay giấy, chỉnh đúng khổ giấy A4, A3 hoặc Letter theo nhu cầu sử dụng. Nếu lỗi kẹt giấy xảy ra thường xuyên, nên vệ sinh hoặc thay thế roller kéo giấy để đảm bảo máy vận hành ổn định.

1.2. Lỗi bản in mờ, nhạt hoặc không đều mực

Bản in mờ, chữ không rõ nét hoặc hình ảnh bị nhạt là dấu hiệu cho thấy hệ thống mực và drum của máy photocopy Ricoh đang gặp vấn đề.

Nguyên nhân phổ biến nhất là do mực gần hết, sử dụng mực không chính hãng hoặc mực kém chất lượng làm giảm khả năng bám mực lên giấy. Ngoài ra, drum (trống từ) bị mòn, trầy xước hoặc đã vượt quá số bản in khuyến nghị cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bản in. Một số trường hợp khác liên quan đến developer (từ) bị yếu hoặc hệ thống sạc tĩnh điện hoạt động không ổn định.

Cách xử lý:

Trước tiên, người dùng nên kiểm tra lượng mực còn lại và thay mực Ricoh chính hãng nếu cần. Thực hiện vệ sinh drum theo đúng quy trình kỹ thuật. Với các máy đã sử dụng lâu năm, việc thay drum định kỳ là cần thiết để duy trì chất lượng in sắc nét và đồng đều.

1.3. Lỗi bản in bị sọc đen, sọc trắng hoặc chấm đen

Các vệt sọc dọc, sọc ngang hoặc chấm đen lặp lại trên bản in là lỗi khá đặc trưng của máy photocopy Ricoh khi các linh kiện quang học bị bẩn hoặc xuống cấp.

Nguyên nhân thường đến từ drum bị trầy, gạt mực (doctor blade) mòn hoặc kính scan bị bám bụi. Trong môi trường nhiều bụi giấy, việc không vệ sinh máy định kỳ sẽ khiến lỗi này xuất hiện ngày càng rõ rệt.

Cách xử lý:

Người dùng nên vệ sinh kính scan bằng khăn mềm, không dùng hóa chất mạnh. Nếu sọc in xuất hiện lặp lại theo chu kỳ cố định, khả năng cao drum đã bị hỏng và cần thay thế. Trường hợp gạt mực mòn, nên thay linh kiện để tránh làm hư hỏng các bộ phận khác.

1.4. Các mã lỗi SC thường gặp trên máy Photocopy Ricoh

Trong quá trình vận hành, máy photocopy Ricoh có thể hiển thị các mã lỗi SC để cảnh báo sự cố liên quan đến bộ sấy, motor, cảm biến hoặc hệ thống điều khiển. Việc nhận biết đúng ý nghĩa từng mã lỗi SC giúp người dùng nhanh chóng xác định nguyên nhân, lựa chọn cách xử lý phù hợp và tránh những hư hỏng nghiêm trọng do thao tác sai.

Lỗi SC542, SC541 – Lỗi bộ sấy không đạt nhiệt độ

SC542 và SC541 là các mã lỗi liên quan trực tiếp đến bộ sấy (fuser unit) – bộ phận có nhiệm vụ làm nóng và ép mực bám chặt lên giấy.

Nguyên nhân phổ biến bao gồm cảm biến nhiệt bị lỗi, thanh nhiệt yếu hoặc bộ sấy bị bám nhiều bụi giấy làm cản trở quá trình gia nhiệt. Việc bật tắt máy liên tục hoặc sử dụng nguồn điện không ổn định cũng làm lỗi SC542 xuất hiện thường xuyên.

Cách xử lý:

Trong một số trường hợp, kỹ thuật viên có thể reset lỗi SC bằng chế độ SP Mode. Tuy nhiên, nếu lỗi tái diễn nhiều lần, cần kiểm tra và thay thế linh kiện bộ sấy để đảm bảo an toàn và tránh nguy cơ cháy nổ.

Lỗi SC300, SC320 – Lỗi motor hoặc cụm truyền động

Các lỗi SC300, SC320 thường xuất hiện khi motor kéo giấy hoặc motor drum không hoạt động đúng tốc độ.

Nguyên nhân có thể do motor bị kẹt, bánh răng mòn hoặc bo mạch điều khiển gặp sự cố. Lỗi này thường khiến máy không thể khởi động hoặc dừng hoạt động đột ngột giữa chừng.

Cách xử lý:

Với lỗi liên quan đến motor và bo mạch, người dùng không nên tự xử lý nếu không có chuyên môn. Cần liên hệ kỹ thuật viên có kinh nghiệm để kiểm tra và sửa chữa đúng cách, tránh làm hư hỏng nặng hơn.

1.5. Lỗi liên quan đến mực và vật tư tiêu hao

Mực in và các vật tư tiêu hao như drum, gạt mực, từ hay bộ sấy có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bản in và độ ổn định của máy photocopy Ricoh. Khi các linh kiện này bị hao mòn, sử dụng mực không phù hợp hoặc vượt quá tuổi thọ khuyến nghị, máy thường phát sinh các lỗi như bản in mờ, lem mực, sọc đen hoặc báo lỗi vật tư. 

Máy báo lỗi hết mực dù mới thay mực

Một số dòng máy photocopy Ricoh có cơ chế nhận diện chip mực. Khi sử dụng mực không tương thích hoặc chip mực lỗi, máy vẫn báo hết mực dù hộp mực còn mới.

Cách xử lý:

Sử dụng mực Ricoh chính hãng hoặc mực tương thích chất lượng cao. Kiểm tra và vệ sinh vị trí tiếp xúc chip mực. Trong trường hợp cần thiết, kỹ thuật viên có thể reset bộ đếm mực theo đúng quy trình.

Máy in bị lem mực, mực không khô

Lỗi này thường liên quan đến bộ sấy hoạt động không đủ nhiệt hoặc giấy in quá dày, không phù hợp với cài đặt máy.

Cách xử lý:

Kiểm tra lại cài đặt loại giấy trong máy, đảm bảo phù hợp với giấy thực tế đang sử dụng. Nếu bộ sấy yếu, cần kiểm tra và thay thế linh kiện sấy để đảm bảo mực được ép chặt lên bề mặt giấy.

2. Khi nào nên gọi kỹ thuật viên đến hỗ trợ khi máy gặp lỗi?

Không phải mọi lỗi trên máy photocopy Ricoh đều có thể tự xử lý an toàn tại chỗ. Trong các trường hợp máy liên tục báo mã lỗi SC, không khởi động được, phát ra tiếng kêu bất thường, có mùi khét hoặc chất lượng bản in giảm nghiêm trọng dù đã thay mực và vệ sinh cơ bản, người dùng nên gọi kỹ thuật viên chuyên nghiệp để kiểm tra. 

Ngoài ra, các lỗi liên quan đến bộ sấy, bo mạch, motor, cảm biến hoặc hệ thống điện nếu tự can thiệp không đúng cách có thể gây hư hỏng nặng hơn và phát sinh chi phí sửa chữa lớn. Việc gọi kỹ thuật viên kịp thời giúp đảm bảo an toàn thiết bị, duy trì hoạt động ổn định và kéo dài tuổi thọ máy photocopy.

3. Lời kết

Việc nắm rõ các lỗi thường gặp của máy photocopy Ricoh và cách xử lý cơ bản giúp người dùng chủ động hơn trong quá trình vận hành, giảm thiểu thời gian gián đoạn công việc và tiết kiệm chi phí sửa chữa. Bên cạnh đó, bảo trì định kỳ và sử dụng vật tư chất lượng là yếu tố then chốt để máy photocopy Ricoh hoạt động ổn định, bền bỉ trong thời gian dài.

Nếu bạn không muốn lo lắng về lỗi kỹ thuật, chi phí sửa chữa và bảo trì, dịch vụ cho thuê máy photocopy Ricoh của Goprint.vn là giải pháp tối ưu cho văn phòng và doanh nghiệp. Goprint cung cấp đa dạng dòng máy Ricoh từ cơ bản đến cao cấp, kèm theo dịch vụ bảo trì, thay mực và hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng trong suốt thời gian thuê.

Nội dung bài viết được biên soạn bởi đội ngũ kỹ thuật viên của Goprint.vn – những người có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực máy photocopy Ricoh, trực tiếp lắp đặt, sửa chữa và bảo trì hàng nghìn thiết bị cho doanh nghiệp, trường học và đơn vị in ấn trên toàn quốc. Nội dung được xây dựng dựa trên kinh nghiệm thực tế, đảm bảo tính chính xác, chuyên sâu và dễ áp dụng.